INSTRUCCIONES: En grupo realizar la lectura "Elementos de un SI" y elaborar en forma individual un cuadro sinóptico de los componentes generales. Al final del cuadro sinóptico realizar la interpretación del esquema, y obtener tus propias conclusiones.

ELEMENTOS DE UN SI

Para comprender mejor el concepto de SI, debemos también conocer los elementos que lo componen. Existe unanimidad en la bibliografía sobre SI en designar como componentes de un sistema a los siguientes:

• Los procedimientos y las prácticas habituales de trabajo que se siguen al ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. Los directivos y los técnicos de organización suelen marcar unas guías o procedimientos básicos para coordinar a los distintos elementos de la compañía. Pero no todas las acciones pueden regularse so pena de hacer demasiado rígido (y, por lo tanto, poco eficaz) el trabajo. En las actividades no reguladas suelen existir, no obstante, prácticas habituales para llevar a cabo dichas acciones con una mínima eficacia. El SI existe porque debe dar un soporte a la gestión de información que hay que proporcionar en función de todas estas formas de trabajar.

· La información. Es el elemento fundamental del sistema su razón de ser. Se debe adaptar a las personas que la manejan al equipo disponible, según los procedimientos de trabajo que la empresa ha creado para que las actividades se realicen de forma eficaz.

•Las personas o usuarios. Se trata de individuos o unidades de la organización que introducen, manejan o usan la información para realizar sus actividades en función de los procedimientos de trabajo establecidos.

•El equipo de soporte para la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de información. Constituye la parte más visible del SI, su realidad física y tangible. Este sistema físico puede incluir elementos de los más variados niveles tecnológicos: papel, lápiz, máquina de escribir, archivadores, computadores, cintas magnéticas, etc. Posteriormente hablaremos de la relación del sistema físico de soporte del SI con las TI.

Podemos representar a los elementos del SI dentro de un dibujo donde se destacan las relaciones que se establecen entre ellos (véase la figura). El SI, como ya se ha comentado, debe estar al servicio de los objetivos generales de la empresa. Para lograr dichos objetivos, la organización y sus individuos adoptan las maneras de trabajar que resultan más útiles y eficaces. Estas prácticas de trabajo marcan:

• Qué información se necesita. Por ejemplo, se requiere saber el NIF de un cliente antes de pasar a facturar los productos o servicios pedidos.

•Cómo se ven implicadas las personas. La facturación provoca un trabajo contable que debe poder asumir la persona que atiende la tarea. Además, los procedimientos marcan una cierta disciplina de acción que los trabajadores deben respetar.

•Qué equipo se precisa para un trabajo eficaz. En pequeños negocios, la facturación se puede gestionar bien manualmente, con impresos y bolígrafo. En otros ámbitos es imprescindible el apoyo de sistemas informáticos o de TI sofisticadas.

Pero las relaciones también funcionan en sentido inverso. Los procedimientos se deben adaptar a los elementos disponibles:
· Así, no pueden implicar el uso de información de la que no se puede disponer. Por ejemplo, no se puede exigir que los informes de consumo eléctrico de la oficina se desglosen por despachos si se carece de contadores individuales para conocer dicha información.

• Las prácticas de trabajo obligan a la gente a adoptar una cierta manera de actuar, pero deben, a su vez, adaptarse a las características de las personas implicadas para ser eficaces. Por ejemplo, no puede exigirse que los empleados soporten ritmos de trabajo excesivos (atender demasiados pedidos, etc.) como consecuencia, se disminuye la calidad y la producción, aparte de la moral de la plantilla.

• Por último, evidentemente, los procedimientos deben acomodarse al equipo o tecnología existente. Por ejemplo, no se pueden cumplir determinados plazos si los medios no son lo bastante rápidos porque no se dispone de un lector de código de barras y hay que marcar todos los productos a mano.